آشنایی با قابلیت‌های سرویس Skype for Business

اسکایپ فور بیزینس یک نرم‌افزار ارتباطاتی جدید است که در سال ۲۰۱۵ توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. قابلیت‌های سرویس Skype for Busines  در واقع نسخه جدید و شبیه‌سازی شده مایکروسافت لاینس است. البته سرورهای اسکایپ از سال‌های قبل (۲۰۰۳) برای نخستین بار در قالب رایگان طراحی و وارد بازار شدند؛ اما نسخه جدیدتر (اسکایپ فور بیزینس ۲۰۱۵) رایگان نیست و مختص سازمان‌های تحت وب است.

از این رو نسخه جدید و به‌روزرسانی شده کارایی و قابلیت‌های متنوعی دارد که به نسبت مایکروسافت لاینس، در بهبود و ارتقای اهداف سازمانی از تأثیرات مطلوب‌تری برخوردار است. در ادامه این مطلب از آموزشگاه مهندسی کندو قابلیت‌ها و ویژگی‌های بهره بردن از نرم‌افزار Skype for Business را به تفصیل شرح خواهیم داد.

نرم‌افزار Skype for Business چیست؟

اسکایپ فور بیزینس یا همان مایکروسافت لاینس از جمله سرورهای مهم و پرکاربرد در فضاها و محیط‌های سازمانی تحت وب است. این نرم‌افزار بنا بر نوع ساختار و طراحی‌اش وظیفه یکپارچه کردن و سامان دادن کانال‌های ارتباطی سازمان‌ها جهت برقرار سهل و باکیفیت جلسات کاری و مهم به صورت آنلاین را به عهده دارد.

به عبارت دیگر، همان‌طور که از نام این نرم‌افزار پیدا است جهت کسب و کارهای تجاری طراحی شده است و از این رو کارهای نظیر پیام‌رسانی، ارسال پیام صوتی، ویپ، گزارش حضور، ارسال و دریافت ویدئوها، کنفرانس‌ها، وبینارها و انواع فایل‌ها را به راحتی مدیریت می‌کند. از اساسی‌ترین ویژگی‌های اسکایپ بیزینس امکان اضافه کردن تا ۲۵۰ نفر به جلسات کاری آنلاین است.

این برنامه قابلیت نصب بر روی سرور سازمانی، شخصی و یا ترکیبی از هر دو را نیز دارد. Skype for Business با نام‌های اس اف فور بی، اس اف بی، اسکایپ فور بی نیز شناخته می‌شود. قابلیت نصب و راه‌انداز بر روی سیستم‌های اندروید، موبایل و تبلت‌های اندروید، سیستم‌عامل ios و ویندوز را نیز دارد؛ بنابراین آشنایی با قابلیت‌های سرویس Skype for Business باعث می‌شود که شما کسب و کار خود را باکیفیت و سهولت قابل توجهی راه‌اندازی کنید.

برای شروع آموزش دوره Skype for Business کندو کلیک کنید.

قابلیت‌های Skype for Business

اسکایپ فور بیزینس با توجه به مشغله‌ها و همچنین پیشبرد غالب کسب و کارها از طریق اینترنت می‌تواند انتخابی بسیار مفید و بهینه باشد. اگرچه برای سیستم‌های تجاری کارکردی اختصاصی و منحصر به فرد دارد اما در سایر سازمان‌ها مانند دانشگاه‌ها، مراکز آموزش و ادارات نیز قابل کاربرد است.

برای مثال، در ایام کرونا اکثر مؤسسات آموزشی از قابلیت‌های ویژه و مطلوب اسکایپ فور بیزینس (تماس‌های صوتی، متنی ویدیو کال و جلسات آنلاین) بهره‌مند شدند. این نرم‌افزار در واقع، یک رابط کاری راحت و بهینه است که با وجود قابلیت نصب بر روی انواع موبایل و سیستم‌های شخصی ویندوز، امکان برقراری ارتباط باکیفیت و پیشبرد آسان و مثبت کارها، از نرم‌های افزارهای دارای استاندارد جهانی محسوب می‌شود.

از مهم‌ترین قابلیت‌های سرویس Skype for Business عبارت‌اند از:

تبادل دیتا با سرعت بالا

یکی از موارد ویژه از قابلیت‌های سرویس Skype for Business انجام سریع و تسهیل داده به کارکنان و سایر بخش‌های سازمان است. به این صورت که شما می‌توانید اطلاعات خود را با صرف کمترین زمان به بیش از ده هزار نفر ارسال کنید. ضمن اینکه امکان یکسان کردن تعداد شرکت‌کنندگان با کارکنان سازمان از طریق این پلتفر نیز امکان‌پذیر است.

اسکایپ‌های سازمانی و تجاری که از نسخه‌های حرفه‌ای شرکت مایکروسافت محسوب می‌شود در بردارنده امکانات و قابلیت‌های منحصر به فردی نظیر تخته سفید و قابلیت حاشیه‌نویسی است. به این صورت که در زمان کنفرانس فرد می‌تواند با استفاده از تخته سفید مجازی متون، نظر،‌ طراحی و ایده‌های خود را با دیگر اعضا به اشتراک بگذارد. همچنین می‌توانید در راه بهبود و ارتقاء کسب و کار خود، ایده‌های‌تان را بر رو تخته حاشیه‌نویسی کنید.

اشتراک‌گذاری نظرات

یکی دیگر از قابلیت‌های سرویس Skype for Business امکان اشتراک‌گذاری نظرات و تعامل سازنده با سایر کارکنان و همکاران است. به عبارتی، در صورت نیاز می‌توانید برای مشاهده میزان موافق یا مخالف تصمیم خود از این برنامه جهت رأی‌گیری استفاده کنید. در نظر داشته باشید که نتیجه رأی‌گیری را فقط برگزارکننده می‌تواند به دیگران نشان دهد.

قابلیت لابی و ضبط و پخش مجدد

در صورتی که قصد در میان گذاشتن اطلاعاتی محرمانه تنها با افرادی مشخص را دارید می‌توانید از امکان لابی این سرویس بهره‌مند شوید. همچنین در صورت تمایل می‌توانید با تنظیم رزولوشن دلخواه خود محتواهای گفته شده در جلسه را (به صورت چت، صدا، ویدیو، تخته سفید)، ضبط یا پخش کنید.

ذخیره تمام محتواها و عضو شدن بدون لاگین

از دیگر قابلیت‌های سرویس Skype for Business این است که طراحی اسکایپ فور بیزینس به این صورت است که از سه نوع قابلیت اکنون ببین،‌ مکرر و یکبار برخوردار است. بر این اساس می‌توانید توضیحات خود را در قالب‌های پاورپوینت، اکسل و نوت‌ها با دیگر اعضای سازمان به اشتراک بگذارید. از این رو مدت زمان نگهداری داده‌های هر فایل با توجه به سه قابلیت فوق تعیین می‌شود.

 به این صورت که شما مشخص می‌کنید که داده به روش مکرر (فرد به مدت مکرر می‌تواند داده را ببیند)، یکبار (از زمان آخرید بازدید داده‌ها به مدت ۱۵ روز موجود است) و اکنون ببین (مدت باقی ماندن داده‌ها تنها ۸ ساعت است) به افراد نشان داده شود.

از دیگر مزیت‌های اسکایپ فور بیزینس قابلیت عضو شدن به جلسه بدون لاگین کردن است. البته این در صورتی است که شخص از طرف شرکت دعوت‌نامه تحت نام کاربری مهمان داشته باشد.

کنفرانس با شماره‌های اسکایپ سازمانی

این پلتفرم به دلیل برخوردار بودن از تکنولوژی پی ‌ای تی ان قابلیت برگزاری جلسات و کنفرانس‌های از طریق شماره تلفن را نیز دارد. بدین شکل که در صورت عدم دسترسی شخص به اینترنت می‌تواند با کمک نرم‌افزار پی اس تی ان و از طریق شبکه تلفن به جلسه ملحق شود. از دیگر قابلیت‌های سرویس Skype for Business به صورت خلاصه و تیتروار عبارت‌اند از:

• تدوین چندین برنامه و جلسه با استفاده از برنامه‌ریز وب (مواردی نظیر بررسی جلسات گذشته، تدوین جزئیات یک جلسه خاص، ارسال دعوت نامه، حذف جلسه و غیره)
• قابلیت شرکت در جلسه در صورت برنامه‌ریزی شدن جلسه از قبل
• قابلیت مشاهده چندین ویدیو به صورت هم‌زمان
• امکان به اشتراک گذاشتن محتویات جلسه یا کنفرانس در مدت برگزاری (از طریق پاورپوینت، اکسل و دسکتاپ) از دیگر قابلیت‌های سرویس Skype for Business
• ملحق شدن شرکت‌کنندگان به جلسه از طریق گوشی و انتخاب نمایش دلخواه (حالت اسپیکر، پرزنتیشن، گالری و یا مدل خلاصه)
• قابلیت کنترل مواردی همچون صدای تمام شرکت‌کنندگان مخفی کردن نام بک‌گراند عکس‌ها، ارائه کنترل جلسه به برخی اشخاص و مسدود کردن ویدیوهای هر یک از شرکت‌کنندگان به صورت دلخواه توسط برگزارکننده.

برنامه‌ریزی جلسه از طریق Outlook

از قابلیت‌های سرویس Skype for Business امکان برگزاری جلسه به کمک اوت لوک است. برنامه‌ریزی جلسه از طریق Outlook در اسکایپ به شما امکان می‌دهد تا جلسات و وظایف خود را مدیریت کرده و آن‌ها را به دوستان یا همکاران خود اعلام کنید. برای انجام این کار، می‌توانید از امکانات ادغام شده بین Microsoft Outlook و Skype استفاده کنید.

• برای اضافه کردن مشارکت‌کنندگان به جلسه، در قسمت مشارکت‌کنندگان روی دکمه “افزودن مشارکت‌کنندگان” یا مشابه آن کلیک کنید و نام‌های آن‌ها را انتخاب کنید. می‌توانید از لیست مخاطبان Outlook خود استفاده کنید.
• بعد از افزودن مشارکت‌کنندگان، باید دعوت‌نامه جلسه را ارسال کنید.
• پس از برنامه‌ریزی جلسه، می‌توانید آن را اداره کنید و از ویژگی‌های Skype یا Teams برای مشارکت، صدا و تصویر، چت و مشارکت اطلاعات استفاده کنید.
• با این روش، می‌توانید جلسات خود را در Outlook برنامه‌ریزی کرده و از اسکایپ برای برگزاری آن‌ها استفاده کنید.

کنترل کامل برای برگزارکننده اسکایپ فور بیزینس

امروزه اسکایپ بیزنس امکاناتی برای کنترل کامل جلسه دارد تا بتواند جلسه را به بهترین شکل مدیریت کند. در این بستر برگزارکننده جلسه می‌تواند شرکت‌کنندگان را به جلسه دعوت کند و در صورت نیاز، آن‌ها را از جلسه حذف کند. می‌توانید از پنل “مشارکت‌کنندگان” در اسکایپ کنترل کنید که کدام افراد در جلسه حضور دارند و کدام‌یک از جلسه خارج شوند.

برگزارکننده می‌تواند کنترل دسترسی به میکروفن و دوربین شرکت‌کنندگان را داشته باشد. این قابلیت‌های سرویس Skype for Business اجازه می‌دهد که صدا و تصویر شرکت‌کنندگان را قطع یا وصل کند. برگزارکننده می‌تواند صفحه‌نمایش خود را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارد تا بتواند اطلاعات و ارائه‌های خود را به آن‌ها نمایش دهد. در جلسات بزرگ، برگزارکننده می‌تواند به کنترل کسی که در حال صحبت کردن است دست یابد و تعیین کند که صدای آن شرکت‌کننده به بقیه منتقل شود یا خیر. برگزارکننده می‌تواند از ویژگی‌های امنیتی مانند اعتبارسنجی ورود به جلسه استفاده کند تا از ورود افراد غیرمجاز به جلسه جلوگیری کند.

ارائه پاورپوینت

بله، شما می‌توانید پاورپوینت‌های خود را در جلسات Skype به اشتراک بگذارید. برای انجام این کار، می‌توانید از ویژگی‌هایی مانند “شیرینگ صفحه‌نمایش” یا “شیرینگ تب پاورپوینت” استفاده کنید. هنگامی که پاورپوینت به اشتراک گذاشته شده، شما می‌توانید آن را کنترل کرده و به اسلایدهای مختلف جلسه بروید. همچنین شرکت‌کنندگان می‌توانند پاورپوینت را در مرورگر خود مشاهده کنند.

با این روش‌ها، شما می‌توانید ارائه‌های پاورپوینتی خود را به سادگی در جلسات Skype به اشتراک بگذارید و با شرکت‌کنندگان به صورت آنلاین به بحث و تبادل نظر بپردازید.

تفاوت اسکایپ فور بیزینس و Skype teams چیست؟

اسکایپ تیمز نیز مانند اسکایپ فور بیزینس که جایگزین اسکایپ لاینس شد، به عنوان جایگزین نام اسکایپ بیزینسی در نظر گرفته شده است؛ به عبارت دیگر، شرکت مایکروسافت تصمیم دارد که جهت ارتقای کیفیت کار سازمان نرم‌افزار دیگری تحت عنوان مایکروسافت تیمز را طراحی کند. پلتفرم تیمز یک سرویس ارتباطی بر اساس فضای ابری است و از این رو تا حدود زیادی قابلیت‌هایش مشابه اسکایپ فور بیزینس است.

در ادامه توضیحات آشنایی با قابلیت‌های سرویس Skype for Business می‌خواهیم به تفاوت این پلتفرم با اسکایپ تیمز اشاره کنیم. اسکایپ فور بیزینس با وجود قدیمی بودنش، از پلتفرم نوپای تیمز پیشرفته‌تر است. البته هر دو در آفیس ۳۶۵ ادغام هستند و قابلیت‌های مشابه‌ای همچون برقراری ارتباطات کاری به صورت آنلاین، کنفرانس‌های صوتی، ویدیویی و ارسال پیام را دارند. با این حال، مجهز بودن اسکایپ فور بیزینس به امکانات برگزاری کنفرانس پی اس تی ان و برقراری تماس باعث شده است که این گونه قابلیت‌ها نیز به زودی به سرویس تیمز اضافه شود.

جمع‌بندی

در مقاله حاضر جهت آشنایی با قابلیت‌های سرویس Skype for Business به صورت جامع و مفید سعی کردیم توضیحاتی مهم و کلیدی را ارائه دهیم. مباحثی نظیر ساختار اسکایپ فور بیزینس، انواع، قابلیت‌ها، کاربرد، تفاوت با سرویس تیمز، مزایا و نحوه راه‌اندازی به طور کاملاً اختصاصی شرح داده شدند. بر این اساس، مطالعه دقیق و مدنظر قرار دادن این نکات می‌تواند هنگام انتخاب پلتفرم مورد نیاز سازمانتان بسیار کمک‌کننده باشد. کندو ارائه دهنده و برگزار کننده دوره های آموزش ویپ، آموزش پایتون، آموزش میکروتیک، آموزش مایکروسافت و دیگر دوره های مرتبط با حوزه it است و شما می‌توانید مهارت‌های خود را به کمک اساتید و سرفصل‌های دوره آموزشی کندو، ارتقا ببخشید.