همانطور که می‌دانید، این روزها کسب و کارهای زیادی متد کاری خود را از حالت حضوری به صورت دورکاری یا هیبریدی درآورده‌اند. اما معمولا پیاده‌سازی بستر دورکاری برای کارمندان در خانه خیلی هم کار راحتی نیست. یک سازمان با دیجیتالی کردن فرایندهای داخلی و استفاده از تکنولوژی مناسب، می‌تواند به طور موثر استراتژی کار از راه دور را برای کسب و کارش بهینه‌سازی کند. در ادامه این مقاله کندو به راهکارهایی که برای راه‌اندازی بستر دورکاری می‌توان از آنها بهره برد، خواهیم پرداخت.
راهکارهای پیاده‌سازی بستر دورکاری
5 نمونه از کارهایی که هر شرکتی لازم است برای ایجاد بستر دورکاری در خانه برای کارکنانش انجام دهد را در ادامه توضیح خواهیم داد.
1- مهاجرت فرآیندهای کسب و کار ضروری به ابر
اولین کاری که کسب و کارها باید برای پیاده‌سازی بستر دورکاری انجام دهند، دیجیتالی کردن و تبدیل فرایندهای کسب و کار داخلی خود به یک گردش کار ساده و انتقال آنها روی فضای ابری است. دیجیتالی کردن، ساده‌سازی ساختار فرایندهای کسب و کار به افزایش بازدهی و شفافیت در سازمان کمک می‌کند.
همچنین تضمین می‌کند که تیم‌ها به راحتی بتوانند فرایندها را ردیابی و در لحظه آپدیت‌ها را دریافت کنند. انتقال مدیریت فرایند به فضای ابری به کارکنان دورکار اجازه می‌دهد تا فرایندهای اختصاص داده شده و هر گونه تغییر ایجاد شده را در لحظه بررسی کنند. این امر می‌تواند به طور مستقیم همکاری را بهبود بخشد.
علاوه بر این، با دیجیتالی کردن فرایندها، می‌توان بخش‌های تکراری فرایندها را به صورت خودکار درآورد. به این ترتیب در وقت صرفه‌جویی و به کارکنان اجازه داده می‌شود تا بر بخش‌های مهم‌تر و پیچیده‌تر کار خود تمرکز کنند.
2- در اختیار گذاشتن دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای لازم
برای اینکه کارکنان در خانه بتوانند موثرتر کار کنند، به تجهیزات و نرم‌افزارهای مناسب نیاز دارند. کارفرمایان باید لپتاپ‌ها و گوشی‌های متعلق به شرکت که برای کار شرکت لازم هستند را در اختیار کارکنانشان قرار دهند یا در تهیه این لوازم به آنها کمک کنند. دادن لپ‌تاپ‌های شرکت به کارکنان این اطمینان را به وجود می‌آورد که در انتقال داده‌ها کنترل و نظارت می‌شود.
بررسی مداوم، به روزرسانی و اسکن تمام سخت‌افزارها و نرم‌افزارها باعث می‌شود تا خرابی به حداقل برسد و بهره‌وری افزایش یابد. برای محافظت از داده‌ها، کارفرمایان می‌توانند پلتفرم‌های مدیریت دستگاه‌های تلفن همراه (MDM) که دستگاه‌ها را از راه دور مدیریت و ایمن می‌کند را نصب کنند.
اگر یک کارمند یک دستگاه را از دست بدهد، شرکت‌ها باید پیامدهای امنیتی داده‌های فاش‌شده را هم در نظر بگیرند. معمولا به شرکت‌ها توصیه می‌شود از نرم‌افزار مدیریت ریسک برای حفاظت از داده‌های حساس در برابر شرایط قابل پیش‌بینی و غیرقابل پیش‌بینی استفاده کنند.
3- ایجاد تدابیر امنیتی
استفاده از یک پروتکل دسکتاپ از راه دور RDP می‌تواند به کاهش دغدغه‌های امنیتی کارفرمایان کمک کند. وجود یک محیط فعال RDP، به کارکنان امکان دسترسی به یک شبکه محافظت‌شده از طریق یک دسکتاپ از راه دور فیزیکی یا سرور واقع در دفتر را می‌دهد. با استفاده از یک رابط امن رمز عبور، کارکنان تنها قادر به دسترسی به فایل ها در شبکه شرکت خواهند بود.
برای ایجاد یک لایه امنیتی دیگر، شرکت‌هایی مثل بانک‌ها و شرکت‌های بیمه به یک شبکه خصوصی مجازی مثل VPN برای رمزگذاری و محافظت از داده‌های حساس تکیه می‌کنند. برای استفاده از تکنولوژی VPN و VPS، یک شرکت ابتدا باید ارزیابی کند که آیا پهنای باند برای پشتیبانی از ترافیک موجود و اضافی دارد یا خیر. این امر به ویژه در هنگام راه‌اندازی یک بستر دورکاری بسیار مهم است.
بخش‌های فناوری اطلاعات هم باید هنگام اضافه کردن افراد جدید به یک شبکه برای جلوگیری از حملات سایبری، جانب احتیاط را رعایت کنند. پروتکل‌های خاصی برای به حداقل رساندن دسترسی مجاز سیستم باید اعمال شود.
4- ارائه دسترسی به برنامه‌های کاربردی
هر دستگاهی، چه شخصی و چه متعلق به شرکت که برای کار استفاده می‌شود، باید با آخرین برنامه‌هایی که تیم‌ها برای ارتباطات روزمره از آن استفاده می‌کنند، به‌روز شود. داشتن این برنامه‌ها باعث افزایش بازدهی و گردش کار بدون وقفه خواهد شد.
دسترسی به انواع برنامه‌ها می‌تواند گردش کار را ساده‌تر و انجام وظایف زیر را راحت‌تر کند:
- چت: برنامه‌هایی مثل Slack، Skype و Facebook Workplace ارسال پیام‌های فوری به همکاران و مدیر را آسان می‌کنند.
- ویدئو کنفرانس: در حال حاضر جلسات تلفنی روی محیط‌های پیشرفته ویدئویی برگزار می‌شوند. این قابلیت کارکنان را قادر می‌سازد تا به طور مجازی و در لحظه ارتباط برقرار کنند. برنامه‌هایی مثل Zoom، Microsoft Teams و Google Hangouts اشتراک‌گذاری و ضبط جلسات، به اشتراک‌گذاری لینک‌ها و ارائه کار از راه دور را آسان می‌کنند.
- مدیریت وظیفه: پلتفرم‌هایی مثل Asana، Trello، Jira و Monday به کارکنان اجازه می‌دهند وظایف روزانه و گردش کارشان را برای مدیریت آسان پروژه پیگیری کنند.
- منابع انسانی: CultureAmp، BambooHR و CharlieHR چند برنامه نرم‌افزاری HR هستند که برای کمک به حفظ، ردیابی و آپدیت اطلاعات مهم کارکنان توصیه می‌شوند. برای شرکت‌هایی با مقیاس متوسط تا بزرگ که نیاز به کنترل بیشتر بر نیروی کار از راه دورشان دارند، این سیستم‌عامل‌ها می‌توانند به ساده‌سازی وظایف مربوط به منابع انسانی کمک کنند.
- ذخیره‌سازی روی فضای ابری: این تکنولوژی به کارفرمایان امکان می‌دهد داده‌های حساس را از طریق یک پلتفرم امن مثل Dropbox، Microsoft OneDrive یا Google Drive به اشتراک بگذارند. استفاده از روش ذخیره‌سازی روی فضای ابری برای محافظت و تبادل اطلاعات مهم مثل جزئیات مربوط به مشتری و اسناد مالی ضروری است.
- فرستادن ایمیل: پلتفرم‌هایی مثل Microsoft Outlook، Google Workspace وZoho Mail ارسال و دریافت ایمیل‌ها را از طریق حساب‌های تحت کنترل شرکت آسان می‌کنند.
5- فراهم کردن دسترسی به اینترنت پایدار
کار از راه دور به این معناست که کارکنان باید از یک شبکه خصوصی به اینترنت با سرعت بالا دسترسی داشته باشند. کارفرمایان باید اهمیت استفاده از یک شبکه امن با امنیت شبکه بالا برای جلوگیری از نقض امنیتی بالقوه برای کارکنانشان را درک کنند.
گاهی اوقات، کارکنان اتصال به اینترنتشان را در نتیجه شرایط اضطراری یا حوادث غیرمنتظره از دست می‌دهند. یک شرکت باید پیش‌بینی‌های لازم را به عمل بیاورد تا کارکنان بدانند در صورت قطع برق چه اقداماتی را انجام دهند تا کار بدون وقفه ادامه یابد.
جمع‌بندی
با راه‌اندازی درست بستر دورکاری، شرکت‌ها می‌توانند با هزینه کمتر و همینطور صرفه‌جویی در وقت کارها و پروژه‌هایشان را پیش ببرند. با اینکه انجام این کار ممکن است دلهره‌آور به نظر برسد اما به کارفرمایان کمک می‌کند تا با ابزارهای مناسب شرایط مساعدتری ایجاد کنند. امیدواریم ارائه راهکارهای فوق مسیر را برایتان روشن کرده باشد.
برخی از سوالات متداول
در این بخش به سوالات متداول در زمینه راه اندازی بستر دورکاری پاسخ خواهیم داد.
آیا محدودیتی برای استفاده از سیستم تلفن VoIP در پروسه راه‌اندازی بستر دورکاری وجود دارد؟
خیر، هیچ محدودیت عملی در استفاده از سیستم و آموزش VoIP وجود ندارد. شما می‌توانید به تعداد مورد نیاز تماس برقرار و کاربر و شماره تلفن ثبت کنید.
برای کار از راه دور به چه تجهیزاتی نیاز است؟
بدون کامپیوتر و داشتن یک اینترنت خوب نمی‌توان شروع به کار کرد. به‌علاوه به یک فضای اختصاصی هم نیاز است. داشتن یک میز و صندلی راحت و استاندارد از دیگر تجهیزات لازم برای کار در خانه است.
