آموزش نحوه ارسال و دریافت فکس با کامپیوتر

در دنیای دیجیتال امروز، توانایی ارسال و دریافت فکس از طریق کامپیوتر می‌تواند به بهبود چشمگیر فرآیند های اداری کمک کند. استفاده از دستگاه فکس که در عملکرد شباهت زیادی به پرینتر دارد، در محیط‌های اداری بسیار رایج بوده و امکان انجام بسیاری از کارهای روزمره را به صورت سریع و از راه دور فراهم خواهد کرد. با وجود اینکه استفاده از فکس در منازل شاید ضرورت نداشته باشد، دانستن نحوه استفاده از آن برای بسیاری از مشاغل و کسب‌وکارها حائز اهمیت است. پس همراه کندو باشید تا با گام‌ های ساده و کاربردی، شما را در مسیر یادگیری نحوه ارسال و دریافت فکس با کامپیوتر یاری نماییم.

نحوه ارسال فکس با کامپیوتر

از همین اول به سراغ اصل مطلب می‌رویم و به طور کامل برایتان توضیح می‌دهیم که نحوه ارسال فکس از طریق کامپیوتر چگونه است. شما می‌توانید این کار را از طریق سیستم عامل ویندوز و مک خیلی راحت به انجام برسانید. اگر فکس مودم داشته باشید، یک سری برنامه‌های جداگانه در آن وجود دارد که از طریق آنها می‌توانید فکس را ارسال کنید و پروسه را برایتان راحت‌تر می‌کند.

اولین قدم و مرحله‌ای که باید به انجام برسانید، این است که مطمئن شوید تجهیزات شما در سلامت کامل به سر می‌برند. اگر تمامی تجهیزات در اختیارتان نباشد، قطعاً نمی‌توانید عملکرد درستی را از دستگاه شاهد باشید و ارسال فکس با کامپیوتر به طور دقیق انجام نمی‌شود.

شما باید یک فکس مودم در اختیار داشته باشید که به یکی از دستگاه‌های usb داخل سیستم اتصال پیدا کند. سپس می‌توانید کارتان را انجام دهید. معمولا تهیه فکس مودم را خیلی راحت می‌توانید از طریق فروشگاه‌های آنلاین به انجام برسانید. بعد از اینکه این کار را انجام دادید، حتماً باید یک خط تلفن فعال داشته باشید تا به فکس مودم اتصال پیدا کند. حتماً این نکته را به یاد بسپارید که اگر خط تلفن ثابت نداشته باشید، امکان برای ارسال فکس وجود ندارد.

در مرحله بعد باید فکس مودم به یکی از درگاه‌های usb رایانه اتصال پیدا کند. سپس باید خط تلفن هم به درگاه فکس مودم وصل شود. تا زمانی که مطمئن نشدید، ارسال و دریافت فکس انجام شده است یا نه؛ نمی‌توانید از خط تلفن برای دیگران استفاده کنید.

کاری که شما باید انجام دهید، این است که وارد منوی استارت شوید. در قسمت جستجو کلمه فکس را سرچ کنید. سپس گزینه ویندوز فکس و اسکن را پیدا کرده و آن را انتخاب کنید تا یک پنجره برای شما باز شود، به سمت چپ بروید و گزینه فکس جدید یا new fax را انتخاب کنید. در آنجا باید گزینه تحت عنوان اتصال به فکس مودم connect to fax modem را بزنید تا صفحه اصلی برای شما باز شود.

اگر قصد ارسال فکس را دارید، گزینه تایید را یا همان Ok را بزنید و وارد کار شوید. حال در قسمت To باید شماره تلفنی که می‌خواهید فکس را به او بفرستید، به طور دقیق و کامل نوشته شود. در قسمت Subject حتماً باید در مورد موضوع فکس صحبت کنید. در پنجره اصلی هم متن اصلی را وارد کنید تا ارسال خیلی راحت‌تر انجام شود. حتی می‌توانید فایل یا عکس را هم به طور کامل پیوست کنید و آن را ارسال کنید. بعد از اینکه متن را نوشتید، به قسمت سمت چپ و بالا بروید و گزینه ارسال را بزنید تا فکس سریعا ارسال شود و به گیرنده برسد.

ارسال فکس از طریق اینترنت

ارسال فکس از طریق اینترنت، یکی از سوالات رایج در عصر دیجیتال است. بله، شما می ‌توانید بدون نیاز به دستگاه فکس سنتی، از کامپیوتر شخصی خود برای ارسال فکس استفاده کنید. با پیشرفت تکنولوژی، پرینترهای چند کاره‌ای وجود دارند که قابلیت ارسال فکس را از طریق اینترنت فراهم می‌آورند.

با این حال، مهم است که بدانید دستگاه‌های فکس نمی‌توانند مستقیماً به اینترنت متصل شوند و هم چنان به خطوط تلفن برای این منظور نیاز دارند. در صورت نیاز به راه‌اندازی یا عیب‌یابی تجهیزات مانند پرینتر و اسکنر، توصیه می‌شود که با متخصصان فناوری اطلاعات مشورت کنید تا راهنمایی‌های لازم را در این زمینه دریافت نمایید.

نرم‌افزار ارسال فکس با کامپیوتر

در دنیای امروز، ممکن است شرایطی پیش بیاید که به دستگاه فکس دسترسی نداشته باشید، یا پرینتر شما قابلیت فکس نداشته باشد و یا حتی اگر دستگاه فکس دارید، امکان استفاده از خط تلفن وجود نداشته باشد. در چنین موقعیت ‌هایی، نرم‌افزارهای ارسال فکس مدرن به کمک شما می‌آیند.

این نرم‌افزارها به شما این امکان را می‌دهند که بدون نیاز به سخت ‌افزار اضافی، تنها با استفاده از اینترنت و کامپیوتر خود، فکس‌های خود را ارسال کنید. استفاده از این نرم‌افزارها بسیار ساده است و به شما اجازه می‌دهد تا با چند کلیک ساده، سند های خود را به هر نقطه‌ای در جهان فکس کنید. برخی از نمونه‌ های محبوب و کاربردی نرم‌افزار فکس عبارتند از:

• Efax
• plus
• Myfax
• Metrofax
• Sfax
• com
• Hellofax

البته سرویس‌های آنلاین ایرانی هم در این زمینه وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند که دریافت و ارسال فکس را انجام دهید که یکی از مهمترین آنها fax.ir است. البته مدت زمانی است که این مجموعه فعالیت ندارد.

آموزش ارسال فکس با کامپیوتر

اگر شما پرینتر ۴ کاره داشته باشید، قابلیتی وجود دارد که از طریق کامپیوتر و پرینتر بتوانید ارسال فکس را برای هر شماره‌ای که نیاز دارید، به انجام برسانید. در نتیجه نیازی به چاپ برگه یا ارسال آن به شکل فیزیکی برایتان وجود ندارد. حال ما در این قسمت به طور کامل برایتان توضیح میدهیم که چگونه ارسال فکس از طریق کامپیوتر را انجام دهید. اولین کاری که باید انجام دهید، این است که چک کنید و بررسی کنید که پرینتر شما نصب درستی داشته است یا نه. یعنی تمامی قسمت‌ها به درستی وصل شده‌اند یا خیر. اتصال باید با نام پرینتر شما کاملا همخوانی داشته باشد.

اگر در آخر آنها کلمه فکس وجود نداشته باشد و این آیکون را نبینید، حتماً باید درایور به صورت مجدد به طور کامل نصب گردد. حال شما باید شروع به سراغ فکس بروید، فایلی که قرار است فکس آن را انجام دهید را باید باز کنید و با استفاده از Ctrl+P دستور چاپ را ارسال کنید.

سپس پنجره‌ای از یک لیست برای شما باز می‌شود. اینگونه می‌توانید برای ارسال فکت پرینتر مورد نظر را انتخاب کنید و بعد دستور پرینت را انجام دهید. در این مرحله یک صفحه برای شما باز می‌شود. کادری که وجود دارد، مخصوص وارد کردن شماره مورد نظر فردی است که می‌خواهد عکس را دریافت کند. سپس گزینه اضافه کردن یا Add را بزنید تا شماره به طور کامل اضافه شود. نکته مهم اینجاست که شما می‌توانید هر تعداد که خواستید شماره را وارد کنید تا به ترتیب فکس برای آنها ارسال شود. بعد از اینکه شماره‌ها را وارد کردید، باید گزینه ارسال فکس یا Send Fax را بزنید.

نحوه دریافت فکس با کامپیوتر

دریافت فکس از طریق کامپیوتر، با استفاده از سرویس ‌های آنلاین فکس، یک روش کارآمد و مدرن است. برای بهره‌برداری از این سرویس‌ها، شما باید به عنوان مشترک در سرویس مورد نظر ثبت ‌نام کنید. پس از ثبت ‌نام، هر زمان که خط فکس شما تماس گرفته شود، نرم‌افزار فکس به صورت خودکار پاسخ داده و فکس را برای شما دریافت می‌کند.

این سرویس‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که امکان دریافت الکترونیکی فکس‌ها را فراهم کرده و از طرفی شما می‌توانید در هر زمان که خواستید، فکس‌های دریافت شده را چاپ کنید. در صورت تمایل به دریافت دستی فکس، پس از زنگ خوردن خط فکس، باید دکمه ‘answer fax’ را بفشارید تا نرم‌افزار بتواند به صورت دستی فکس را دریافت و ذخیره کند.

نکات مهم و troubleshooting

عیب‌یابی مشکلات رایج در ارسال و دریافت فکس:

• مشکل در اتصال فکس مودم:
  • بررسی اتصالات: اطمینان حاصل کنید که فکس مودم به درستی به کامپیوتر و خط تلفن متصل شده است. کابل‌ها را بررسی کنید و مطمئن شوید که به درستی در پورت‌های مربوطه قرار گرفته‌اند.نصب درایور: درایور فکس مودم را از وب‌سایت سازنده دانلود و نصب کنید. مطمئن شوید که درایور با سیستم عامل شما سازگار است.
• • تنظیمات فکس مودم: تنظیمات فکس مودم را بررسی کنید و مطمئن شوید که با تنظیمات خط تلفن شما (مانند Tone/Pulse) سازگار است.
  • تست فکس مودم: با ارسال یک فکس آزمایشی به خودتان یا یک شماره دیگر، عملکرد فکس مودم را تست کنید.
• مشکل در ارسال یا دریافت فکس از طریق اینترنت:
  • اتصال اینترنت: مطمئن شوید که به اینترنت متصل هستید و سرعت اینترنت شما برای ارسال و دریافت فکس کافی است.تنظیمات فایروال: فایروال خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که پورت‌های مورد نیاز برای ارسال و دریافت فکس (معمولاً پورت 5060 برای SIP) باز هستند.
• • سرویس آنلاین فکس: اگر از سرویس آنلاین فکس استفاده می‌کنید، وضعیت سرویس را بررسی کنید و مطمئن شوید که مشکلی در سرورهای ارائه‌دهنده وجود ندارد.
  • اعتبار حساب کاربری: اگر از سرویس آنلاین فکس استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که اعتبار حساب کاربری شما تمام نشده است.
• مشکل در کار با نرم‌افزارهای فکس:
  • بستن و باز کردن مجدد نرم‌افزار: گاهی اوقات، بستن و باز کردن مجدد نرم‌افزار می‌تواند مشکلات را برطرف کند.
• • راه‌اندازی مجدد کامپیوتر: در برخی موارد، راه‌اندازی مجدد کامپیوتر می‌تواند مشکلات نرم‌افزاری را حل کند.بروزرسانی نرم‌افزار: مطمئن شوید که از آخرین نسخه نرم‌افزار فکس استفاده می‌کنید.
  • تماس با پشتیبانی: در صورت ادامه مشکل، با پشتیبانی فنی نرم‌افزار تماس بگیرید.

نکات امنیتی در ارسال و دریافت فکس:

• محافظت از اطلاعات حساس:
  • فکس‌های محرمانه را به صورت رمزگذاری شده ارسال کنید: از نرم‌افزارها یا سرویس‌های آنلاینی استفاده کنید که امکان رمزگذاری فکس‌ها را فراهم می‌کنند.
  • اطلاعات حساس را در فکس‌های غیرضروری قرار ندهید: فقط اطلاعات ضروری را در فکس‌ها قرار دهید و از ارسال اطلاعات حساس مانند شماره‌های کارت اعتباری یا اطلاعات شخصی خودداری کنید.
  • فکس‌های دریافتی را در مکانی امن نگهداری کنید: فکس‌های دریافتی را در مکانی امن نگهداری کنید و آن‌ها را در اختیار افراد غیرمجاز قرار ندهید.
  • از ارسال فکس به شماره‌های ناشناس خودداری کنید: فقط فکس‌ها را به شماره‌هایی ارسال کنید که به آن‌ها اعتماد دارید.
  • از یک فایروال استفاده کنید: فایروال می‌تواند به جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به کامپیوتر شما و اطلاعات فکس‌های شما کمک کند.
• استفاده از رمزگذاری برای فکس‌های محرمانه:
  • رمزگذاری سرتاسری (End-to-end encryption): این روش رمزگذاری، اطلاعات را از لحظه ارسال تا لحظه دریافت محافظت می‌کند و فقط فرستنده و گیرنده می‌توانند آن را رمزگشایی کنند.
  • رمزگذاری مبتنی بر TLS/SSL: این روش رمزگذاری، ارتباط بین کامپیوتر شما و سرور ارائه‌دهنده سرویس فکس را ایمن می‌کند.

با رعایت این نکات امنیتی و در نظر گرفتن نقش رمزنگاری در امنیت شبکه‌ها و داده‌ها، می‌توانید از اطلاعات حساس خود در هنگام ارسال و دریافت فکس محافظت کنید.

آیا ارسال و دریافت فکس از طریق اینترنت امن است؟

ارسال و دریافت فکس از طریق اینترنت می‌تواند امن باشد، اما به عوامل مختلفی بستگی دارد. در کل، فکس اینترنتی نسبت به فکس سنتی از امنیت بیشتری برخوردار است، زیرا در فکس سنتی اطلاعات به صورت آنالوگ و بدون رمزگذاری ارسال می‌شوند و احتمال شنود و دسترسی غیرمجاز به آن‌ها وجود دارد. اما در فکس اینترنتی، اطلاعات به صورت دیجیتال و اغلب با رمزگذاری ارسال می‌شوند.

با این حال، برای اطمینان از امنیت فکس اینترنتی، باید به نکات زیر توجه کنید:

• استفاده از سرویس‌های معتبر: از سرویس‌های آنلاین فکس معتبری استفاده کنید که از پروتکل‌های امنیتی مانند TLS/SSL برای رمزگذاری اطلاعات استفاده می‌کنند. همچنین، مطمئن شوید که سرویس مورد نظر شما دارای گواهینامه‌های امنیتی معتبر است.
• رمزگذاری فکس‌های محرمانه: اگر فکس‌های شما حاوی اطلاعات حساس و محرمانه هستند، از سرویس‌هایی استفاده کنید که امکان رمزگذاری سرتاسری (end-to-end encryption) را فراهم می‌کنند. این نوع رمزگذاری تضمین می‌کند که فقط فرستنده و گیرنده می‌توانند به محتوای فکس دسترسی داشته باشند.
• استفاده از رمز عبور قوی: برای حساب کاربری خود در سرویس آنلاین فکس، یک رمز عبور قوی انتخاب کنید و آن را به طور منظم تغییر دهید.
• بروزرسانی نرم‌افزارها: نرم‌افزارها و سیستم عامل کامپیوتر خود را به‌روز نگه دارید تا از آخرین وصله‌های امنیتی بهره‌مند شوید.
• مراقبت از اطلاعات شخصی: اطلاعات شخصی خود را در فکس‌های غیرضروری قرار ندهید و از ارسال فکس به شماره‌های ناشناس خودداری کنید.

سخن آخر

نحوه ارسال و دریافت فکس با کامپیوتر خیلی پروسه پیچیده‌ای ندارد اما به هر حال نیاز است که شما در این زمینه اطلاعات داشته باشید. زیرا به شما کمک می‌کند که بتوانید این کار را سریع تر و اصولی‌تر انجام دهید. از طرفی باید یاد بگیرید که چگونه پروسه‌های مختلف را طی کنید تا بتوانید دریافت فکس با کامپیوتر یا سیستم‌های دیگر انجام دهید. ما در این مبحث به طور کامل راجع به این موضوع توضیح دادیم. همچنین گفتیم که آیا امکان دریافت یا ارسال فکس با کامپیوتر وجود دارد یا نه و این که آیا می‌توانید این کار از طریق نرم‌افزار انجام دهید؟!

برخی از سوالات متداول

در ادامه به بررسی آموزش فکس با کامپیوتر و سوالات متداول شما می‌پردازیم.

آیا امکان ارسال فکس از از طریق اینترنت وجود دارد؟

خیر. امکان دریافت فکس از طریق اینترنت وجود ندارد. مگر اینکه نرم‌افزار مخصوص این کار را استفاده کرده باشید.

چه نرم‌افزارهایی برای دریافت فکس بیشتر استفاده می‌شود؟

معمولاً نرم‌افزار Efax بیش از بقیه مورد استفاده قرار می‌گیرد.